電話キライ！ その理由と電話対応対策

 

 

こんにちは！　てるてるです(･ω･｡)

今回は電話についてのお話です。

 

 

 

お仕事をするようになると電話を取ることが多くなりますよね。

でも私、電話苦手なのです…。

かけるのはまだしも、かかってくるのは本当に嫌です。

憂鬱な気分になります。

緊急の連絡以外、極力出たくありません。

というか、緊急の連絡以外メールでいいのではと思う今日この頃。

 

 

ではこれから電話がキライな理由を上げていきたいと思います。

 

 

 

いきなりかかってくるので…

 

 

①進行中の作業を中断しなければならない

　電話というのは多くの場合、いきなりかかってきます。

　作業に集中しているときに電話がかかってくると、作業を止めて電話にでなければなりません。

　せっかく集中してて良いところだったのに、とイラついちゃいますね。

　集中し直すのにもちょっと時間がかかるので、あ～あ、という感じを味わいます。

 

 

②事前準備ができない上に瞬時のレスポンスを求められる

　誰から、なんの用事でかかってくるかわからないのも困りますね。

　電話は通話料金がかかるので、素早く対応しなきゃと思うあまり、

　大事なことをうっかり聞き忘れたり、言い忘れたりしてしまう可能性があるからです。

　電話がかかってくる前に、「◯時頃に△△の用件で電話します」とメールをくれれば、

　しっかりと対応のための事前準備ができるのですが…。

　（電話をかける際は事前準備ができるのでちょっとマシです）

　そうすれば聞き忘れや伝え忘れも防げます。

 

　また、電話はすぐにポンと答えを出さなきゃいけないですよね。

　ですが、答えに迷うものや、答えを出すのに時間がかかるものもあります。

　そういうときは答えが出たときにまた電話し直すか、メールし直すかしなければなりません。

　ちょっと面倒です(笑)

　最初からメールにしてくれると自分の考えをゆっくりまとめてから対応ができるのになぁ…と

　思ってしまいます。

 

　それに私、すぐに答えるのってちょっと苦手なんですよね。

　迷うとちょっと間が空いてしまうというか…。

　そういうときは「少々お待ちください」でなんとかしのぎます！

 

 

③記録性がない

　電話は録音でもしない限り、記録として残りません。

　そのため、聞き間違えていたらそのまま間違った処理をしてしまいますし、

　言った言わないの水掛け論になってしまうこともあります。

 

 

 

そもそも論

 

 

①聞き取れない

　私の場合、電話に限らずなのですが、周りの環境音がうるさかったり、相手が早口だったり、

　こもった声(特におじいちゃんのような声)だったりすると、

　何を言っているかよく聞き取れません。

　カクテルパーティー効果があまり効かないというやつだと思われます。

　電話だと余計に聞き取れないような気がする…。

 

　※カクテルパーティー効果

 

kotobank.jp

 

 

　正解がこれ　↓　だとすると

　「もしもし、この間お取り置きをお願いした件でお電話したのですが」

 

　体感的に聞こえ方はこんな感じ

　「もしもし、この間おワハハハしたガヤガヤ件でおガサガサすが」

 

　日々聞き返したり、文脈からなんて言ったのかを判断したりしております。

 

 

②聞き取れたとしてもすぐに忘却の彼方へ

　一気に社名、名前、用件を言われると、聞き取れたとしても「なんでしたっけ？」となります。

　結果用件しか覚えていないなんていうのは、あるあるです。

 

 

③素早くメモが取れない

　忘れちゃうならメモを取ればいいじゃない！となると思いますが、

　ところがどっこいメモを取るのも遅いので間に合わない。

　結果忘れてしまいます。

 

　こんな感じ

　相手「株式会社◯◯の✖✖とも申します。△△の件でお電話致しました」

　私「(は…速い……。メモが追いつかない上に忘れた…。

　　　どこの誰だかわからんけど用件は△△か。

　　　まず△△の対応をしよう。それで後で確認のためにともう一回お名前をきこう)

　　　△△ですね。かしこまりました」

 

 

 

電話対応で小さい頃から叱られてきた

 

 

上記のそもそも論①②③のおかげで、小さい頃から電話は苦手でした。

うちは田舎なので、家の固定電話にもよく電話がかかってきます。

そういうわけで電話に出る機会はたくさんありました。

大方大人への取次でしたね〜。

電話に出るときの多くは、

「どこの誰かはわからないけど多分近所の人。お母さんに電話だよ」と言って電話を変わっていました。

その度に「ちゃんと名前きいといて！」と叱られていましたね…。

 

プライベートだけでなく、お仕事や大事な連絡を受けるときとかにもこのような電話苦手経験をたくさん積み重ねてきたので、

電話のコールが鳴ると、ビクッと反応して、あー電話か…と憂鬱な気持ち&変な緊張感を抱いてしまいます。

 

 

 

いくら苦手だと言っても、電話に出なきゃいけないときがある。

ということで、次からは、電話がこれ以上苦手にならないようにするために、実際に私がやっている電話対策を紹介しますね。

 

 

 

電話対応対策

 

 

①電話対応が極力ない仕事を探す。

　目下職探し中の私。

　次に就く仕事はできるだけ電話対応少なめのところに就きたいという希望があります。

　最低でも、病院や警察などの緊急性が高い電話連絡が予想される仕事には

　就かない方が無難でしょう。

 

　それか一人でお仕事できる職を作り出すか、フリーランスになるか自営業を営むかして、

　自分の裁量次第で電話の量を決められるようにするか…といったところ。

　えっ、現実的じゃない？

　まぁ、これは可能性の一つということで…。

 

②メモとペン、マニュアルは電話の脇に置いておく

　「もしもし」って話しながメモとペンを用意するの、焦りますよね。

　というか、私の場合プチパニックに陥ってしまいます。事前に用意しておきましょう。

　万が一メモとペンがそこになかったら

　「メモを取らせていただきます。準備いたしますので少々お待ちください」

　で乗り切りましょう。

 

③普段よりもゆっくり話す

　あえてゆっくり話すことで、相手のペースに引っ張られることなく

　落ち着いて話すことができるはず。　　　　

　心に余裕のある方なら私のスピードに合わせてくれるかも。

　心に余裕のな方だとイラつかれてしまうかもしれませんが、

　確実に内容を聞き取って処理することが一番大切なので、めげずにいたい。

 

 

④聞き返し力を身につける

　普段から騒音下での聞き取りは苦手なので、2回聞き返しても聞き取れなかったときは

　テキトーに相槌を打ってしまうことがあります。

　良くないことはわかってはいるのですが…。

　でも重要な話やお仕事関係では、例え何回も聞き返してうざいと思われようと

　しっかり聞き返しましょう(自戒を込めて)。

 

 

⑤復唱する

　復唱すると本当に正しいのか、その理解であっているのか確認が出来ますし、

　例え私が間違えていたとしても、相手が訂正してくれます。

　私「◯◯ですよね？」

　相手「いいえ、△△ですよ」のように。

 

 

⑥テキトーに言葉を入れて聞きかえす

　何回も聞き返して、それでもさっぱりわからなかったとき、ありますよね。

　そんなときは復唱する要領に倣って、テキトーに言葉を入れて聞き返しましょう。

 

　例

　相手「◯▢△と✕🔳？の取り置きをお願いします」

　私「(？　マズイ、聞き取れなかった…)　お電話遠いようですので、もう一度お願いします」

　相手「◯🔳△と✕🔳？の取り置きを」

　私「(？　マズイ、やっぱり聞き取れなかった…)　お取り置きは鉛筆とノートですか？」

　相手「いえ、メモ帳とボールペンです」

　私「かしこまりました。メモ帳とボールペンのお取り置きですね」

　相手「はい。宜しくお願いします」

 

 

 

私含め、電話が苦手な皆さん、早々に緊急の連絡以外はメール主流の世の中になることを願いつつ、

電話対応をゆっくり頑張っていきましょう。

「トライ&エラー、徐々に成功」を目指してめげずにいきましょう(自戒を込めて)！

他にも良い方法がないか、試行錯誤して行きたいと思います。

 

 

 

では今回はこの辺で。

ではでは〜(･ω･)ﾉ